Con acceso por invitación y roles limitados, nunca con contraseñas compartidas: cada agencia, freelancer o sucursal trabaja con los activos aprobados y solo puede hacer lo que su rol permite. Y con una regla que casi nadie aplica: los dominios, enlaces, códigos QR y cuentas viven a nombre de la institución, para que cambiar de agencia no signifique perder lo que ya está impreso o publicado.
La mayoría de los problemas de marca con terceros no aparecen mientras la relación funciona. Aparecen el día que termina.
¿Por qué el acceso de terceros es el punto débil de la marca?
Porque se arma con prisa y nadie lo vuelve a revisar:
- Contraseñas compartidas por correo o WhatsApp, que siguen funcionando meses después de que la persona dejó el proyecto.
- Cuentas a nombre de la agencia: la página de redes, la cuenta de anuncios, la analítica.
- Enlaces y QR creados con herramientas de la agencia, en dominios que la institución no controla.
- Nadie retira los accesos cuando termina el contrato, porque nadie tiene la lista.
¿Qué acceso necesita cada tercero?
No todos necesitan lo mismo:
| Quién | Qué necesita | Qué no necesita |
|---|---|---|
| Agencia creativa o digital | Editar piezas y páginas con los activos y temas aprobados | Exportar listas, compartir con otros espacios, administrar usuarios |
| Freelancer | Acceso a un proyecto específico, con fecha de fin | Acceso a todo el espacio de trabajo |
| Sucursal | Plantillas aprobadas y los QR de su punto | Editar el logo, los colores o los textos legales |
| Empresa del mismo grupo | Su propio espacio, con los activos del grupo en solo lectura | Ver los datos de las otras empresas |
| Asistente de IA | Los permisos de la persona que lo conecta, no más | Permisos de administrador |
La regla de fondo es dar el mínimo necesario y por el tiempo necesario.
¿A nombre de quién deben estar los activos?
De la institución, siempre. La agencia trabaja dentro; no es dueña:
| Activo | Por qué importa |
|---|---|
| Dominios | Sin el dominio, los enlaces y páginas dejan de funcionar |
| Enlaces cortos y códigos QR | Lo que está impreso en sucursales y empaques depende de ellos |
| Cuentas de anuncios y de redes | El historial, las audiencias y los pagos son de la institución |
| Analítica | Los datos de tus clientes no deberían quedarse con un proveedor |
| Archivos fuente | Sin ellos, la próxima agencia empieza desde cero |
| Páginas y sitios de campaña | Lo que está publicado tiene que poder seguir publicado |
¿Quién responde por lo que publica la agencia?
La institución. Las normas de transparencia de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS), reformadas por la Resolución GRD No.767/05-12-2022, hablan de la publicidad difundida por las instituciones supervisadas, que debe ser clara, veraz y precisa (art. 8, num. 5), sin distinguir si la preparó el equipo interno o una agencia.
Y si la agencia además administra servicios tecnológicos, como el sitio web o una plataforma digital, la Resolución GRD No.793/16-12-2022 pide gestionar a los proveedores de TI según su criticidad y hacer diligencia sobre ellos (arts. 10 y 12). Si tu agencia entra en esa categoría, lo define tu área de cumplimiento.
¿Qué hacer cuando termina la relación con una agencia?
Una lista que conviene poner en el contrato desde el primer día:
- Retira los accesos el mismo día, a todas las herramientas, no solo a la principal.
- Confirma la propiedad de dominios, enlaces, QR, cuentas de anuncios, redes y analítica.
- Recibe los archivos fuente de todo lo producido durante el contrato.
- Cambia las credenciales que se hayan compartido, aunque fuera "solo una vez".
- Revisa qué sigue publicado: campañas vencidas, páginas de prueba, enlaces que apuntan a destinos viejos.
- Actualiza los destinos de los QR impresos si apuntaban a algo de la agencia.
- Documenta el cierre, con fecha y responsable.
Una advertencia honesta: el mejor momento para negociar la salida es al firmar, no al terminar. Una agencia que se resiste a dejar los activos a nombre de la institución desde el inicio te está diciendo algo.
¿Cómo lo resuelve linkable.id?
En linkable.id, nuestra plataforma de gobierno de marca, el acceso de terceros funciona así, según la gobernanza por espacios de trabajo y roles:
- Cuentas por invitación de correo. Cada persona elige su contraseña; nadie le envía una.
- Roles que define un superadministrador. Compartir con otros espacios, crear enlaces para compartir, exportar listas, exportar códigos QR, asignar roles y ver la facturación son permisos distintos, y los roles de solo lectura no pueden cambiar nada.
- Doble factor obligatorio, si el administrador así lo decide.
- Historial bajo cada página, con quién cambió qué y cuándo.
- Dominios y QR de la institución. Cada enlace vive en un dominio que la institución conecta, el QR apunta siempre al enlace corto y un dominio no se puede eliminar mientras tenga enlaces o páginas que dependan de él. Si cambias de agencia, los QR impresos siguen funcionando.
- Activos compartidos en solo lectura con la agencia o con otras empresas del grupo, a través del Brand Vault.
¿Sabes hoy qué accesos tiene tu agencia?
Si la respuesta requiere preguntarle a la agencia, ese es el primer arreglo. Conoce cómo funciona linkable.id y revisemos juntos quién tiene acceso a qué. Para la base, lee por qué nadie sigue el manual de marca.
Fuentes
- CNBS, Circular No.022/2022, Resolución GRD No.767/05-12-2022: https://circulares.cnbs.gob.hn/Archivo/Viewer/2515/1
- CNBS, Circular No.025/2022, Resolución GRD No.793/16-12-2022: https://circulares.cnbs.gob.hn/Archivo/Viewer/2520/1